En cette fin d’année associative, nous sommes sûrs que vous êtes devant votre ordinateur en train de saisir et valider les heures de don de soi des membres de votre association ou club.
Aujourd’hui, nous allons faire un petit rappel sur cette fonctionnalité.
Les heures de dons de soi sont les heures de bénévolat données par vos membres ou des personnes externes à l’association/club.
Dans une association ou un club, une personne effectue des heures de don de soi lors d’actions internes (gestion de l’association ou du club, communication interne …) ou lors d’événements / manifestations.
Pour les manifestations, les heures de don de soi peuvent se présenter sous 2 formes :
les heures déclarées au global (à la louche) et les heures découlant d’inscription sur les créneaux du planning.
Le responsable de la manifestation les répertorie, les vérifie et les valide (seules les heures validées vont dans le rapport d’activité/livre blanc).
La saisie des heures de don de soi par les membres
Les membres déclarent les heures de bénévolat dans « Mon compte » ou en cliquant sur « Déclarer mes heures » depuis la page d’accueil de la plateforme. Ils peuvent également le faire par le biais des mails reçus en cliquant sur le bouton « Je participe » afin de s’inscrire sur le planning de la manifestation souhaitée.
Sur MyAssoc, dans « Consulter » -> « Mon Compte » -> « Don de soi », les membres enregistrent des heures de don de soi pour les manifestations et les actions internes.
Bon à savoir
Nous vous conseillons de privilégier les plannings avec inscription. Cela va permettre aux membres de s’inscrire à des tâches. Vous aurez, par conséquent, des heures déclarées précises et réelles.
En effet, si vous laissez vos membres déclarer des heures au global, les données peuvent être faussées. De plus, il existe une marge d’erreur lors de reportings « à la louche » d’heures de bénévolat.
Les étapes de la saisie des heures de don de soi :
Enregistrer les heures de don de soi par manifestation ou action interne
L’enregistrement des heures de don de soi se fait pour chaque action interne ou manifestation une par une. Il est possible d’ajouter un membre et une date aux heures déclarées. Ainsi que des participants pour les heures de créneaux créées pour les manifestations.
Vérifier si les heures enregistrées sont correctes.
Les membres enregistrent eux-mêmes leurs heures de don de soi. Une vérification doit être menée afin de voir si les informations remplies sont exactes.
C’est à la personne ayant des droits de modifications sur la manifestation (président, membre de commission, responsable, admin) d’effectuer la vérification.
Valider les heures de don de soi
Tout comme pour l’étape précédente, la personne ayant des droits de modification sur la manifestation doit valider les informations renseignées.
Pour ce faire, il doit simplement cocher les cases en face des heures afin de les valider (voir flèches rouges) ou appuyer sur le bouton « Valider » pour effectuer une validation globale.
Aparté Lions
Édition du livre blanc
Une fois, les heures de don de soi validées, vous pouvez éditer votre livre blanc.
Pour rappel afin que le remplissage automatique fonctionne :
– Les causes doivent être associées à une catégorie du livre blanc
– Les manifestations doivent être associées à une ou plusieurs causes
Cependant, toutes les informations du livre blanc peuvent être renseignées ou corrigées MANUELLEMENT (heures de don de soi, dons versés, dons en nature …)
Soumission au District & au National
Vous avez donc, réussi avec succès à éditer votre livre blanc. Vous pouvez ensuite le soumettre à votre district depuis la plateforme MyAssoc (si celui-ci y est aussi inscrit).
Le district valide votre livre blanc et le transmet au National. Si celui-ci est validé, le National vous le renverra sous format PDF.
Enfin, dans un avenir proche, nous créerons un rapport d’activité pour les associations « non Lions ».