Le secrétaire est un rôle essentiel sur MyAssoc. Il est la clé de voûte de l’association ou du club, celui-ci est le lien entre les membres et le bureau.
Pour cela, on vous donne quelques astuces et les conseils pour bien démarrer sur MyAssoc.
Gérer les membres
La première chose à faire pour le secrétaire, va être de gérer les membres.
Si ce n’est pas déjà fait (comme pour les districts Lions inscrits sur MyAssoc qui nous transmettent leurs bases de données), il faut importer, via un fichier Excel ou CSV, vos membres dans la plateforme.
Ensuite, vous pouvez modifier la fiche de chacun des membres en y apportant des informations supplémentaires (prénom et email du conjoint, ajout d’une photo…).
Il est aussi possible d’ajouter manuellement un à un de vos membres. Il faut alors leur créer une fiche en leur identité, leurs coordonnées, leur statut …
Après l’ajout, la gestion des membres c’est aussi la gestion des sorties démissionnaires ou transférées. Pour cela, il faut simplement changer leur statut (membre sorti) dans leur fiche de membre.
Ajouter les jours de réunion - Calendrier des réunions
Deuxième étape pour le secrétaire : mettre en place le calendrier des réunions.
Nous avons créé une fonction de génération automatique de toutes les réunions de l’année en un seul clic. Pour que cela fonctionne, il faut au préalable entrer les jours de réunions dans le « Club ».
Si vous n’avez pas de jour de réunion régulier, vous pouvez créer votre calendrier de réunion manuellement. Nous avons créé des types de réunions prédéfinis (statutaire, bureau, commission ….).
Si cela ne correspond pas à vos besoins , vous avez le choix « Autre » vous permettant de personnaliser la réunion.
Comme pour toute la plateforme, les réunions sont modifiables (date, heure, nombre d’invités..).
Pour ajouter des invités aux réunions, il existe des listes prédéfinies (bureau, actifs…) mais vous pouvez aussi faire des ajouts manuels.
Saisir l'ordre du jour
L’ordre du jour, qui permet de savoir quels sujets doivent être abordés lors de la réunion, peut être saisi directement sur MyAssoc.
Comme un éditeur de texte lambda (Word, Office…), vous avez la possibilité :
– de mettre en page votre texte (listes avec des puces, niveaux de titres, couleurs…),
– d’y ajouter des éléments (fichier lié, image…)
Si votre ordre du jours à toujours « la même tête », vous pouvez créer un masque que vous utiliserez à chaque fois.
Convoquer à la réunion
L’envoi des convocations aux réunions fait partie des étapes importantes pour le secrétaire.
Dans la fonctionnalité » Convocation à la prochaine réunion », vous devez tout d’abord sélectionner la réunion dans le menu déroulant.
Ensuite, vous avez la possibilité d’ajouter un message et un mot d’introduction. Vous décidez aussi s’il s’agit d’une convocation ou une relance.
Vous pouvez vous envoyer un test afin de valider le contenu de l’email.
Enfin, plusieurs choix d’envoi existent :
– Envoi à une seule personne
– Envoi à l’ensemble des membres invités
Enregistrer les présences à la réunion
L’ enregistrement des présences est une tâche qui peut être faite par le secrétaire (ou par le chef du protocole dans les clubs services).
Assez simple de fonctionnement, il suffit de cocher si les membres participent ou non à la réunion (s’ils ne l’ont pas déjà fait eux-même via le bouton dans l’email de convocation).
Saisir les comptes rendus de réunions
Autre étape clé pour le secrétaire, la rédaction des comptes rendus de réunions.
Celle-ci est primordiale puisque le compte rendu rapporte les faits, activités, propos échangés et décisions prises lors de la réunion.
La saisie du compte rendu est similaire à celle de l’ordre du jour. Il faut ainsi, utiliser l’éditeur de texte intégré à MyAssoc pour y inscrire son ordre du jour en utilisant les styles prédéfinis.
Envoyer l'email de compte rendu
Une fois le compte rendu saisi, vous pouvez l’envoyer par email.
Pour cela,veillez à choisir la « bonne » réunion dans le menu déroulant (en haut de page).
Ensuite, vous sélectionnez les éléments que vous souhaitez intégrer à votre email de compte rendu :
– Statistiques de présence
– Ordre du jour de la réunion
– Prochaine réunion
– Rappel de facturation en retard
– Manifestations
– Accès direct à MyAssoc
Vous pouvez aussi vous transmettre un test en renseignant votre adresse dans « Envoyer un test », afin de vous rendre compte la mise en forme l’email de compte rendu.
En cliquant sur « Envoyer », vous enverrez l’email à l’ensemble des membres invités à la réunion. Si vous souhaitez l’envoyer à d’autres membres (non invités) ou personnes externes, utilisez les fonctionnalités de destinataires manuels ou liste de destinataires à créer au préalable.
Envoyer un emailing
L’ emailing sert à informer une partie ou l’ensemble des membres. Il fonctionne comme un mail dit « normal », vous inscrivez votre message dans la zone de texte, vous précisez le sujet de l’email et choisissez vos destinataires :
– tous les membres actifs
– tous les membres éloignés
– les conjoints
– un ou plusieurs membres en particulier à sélectionner dans la liste déroulante
– liste de membres, de sympathisants ou de tiers créées au préalable.
Vous pouvez ajouter une pièce jointe ou un lien vers un document à votre emailing : voir ici
Et tout comme, l’email de compte rendu, il est possible de s’envoyer un test.
Créer une liste de destinataires
Nous vous parlons de liste de destinataires, vous devez vous demander les créer ?
Tout d’abord, il faut savoir que vous avez la possibilité de créer 2 types de listes de destinataires différentes :
– membres
– sympathisants
Liste de membres
Dans la partie « Gestion des membres » -> « Créer une liste destinataires », il vous suffit de nommer la liste (ex : bureau élargit) et d’y insérer les membres souhaités.
Vous pouvez aussi gérer ces listes en rajoutant ou enlevant des membres : voir ici
Liste de sympathisants
Ces listes ont le même fonctionnement que celles des membres.
Seul point qui diffère : il faut que les sympathisants aient consentis au RGPD pour que vous puissiez communiquer avec eux.
L’ adresse mail apparaît en rouge et vous e pouvez pas l’ajouter à la liste si le sympathisant n’est pas « en règle » (avec le RGPD).
PS : Pour leur envoyer un email de consentement, il faut dans « Club » -> « Modifier le club » -> onglet « RGPD », cliquez sur le bouton « RGPD Sympathisants ».
Insérer les statuts et Règlement Intérieur
Enfin, dernier élément important à connaitre pour un secrétaire : insérer ou changer les statuts et règlement intérieur de l’association ou du club.
Pour ce faire, 2 solutions :
– taper directement votre texte dans la zone prévue
– créer un lien vers un document PDF de vos statuts et/ou règlement intérieur. dans cette solution, il faut que vos documents soient téléversés dans la galerie médias en amont (Médias -> Fichiers et Images -> Ajouter un fichier (icône « Nuage + flèche »). Ensuite le champ texte des statuts, par exemple, cliquez sur « Galerie média ». Puis sélectionnez votre document : le lien est crée et consultable par tous les membres dans le menu « Consulter ».
En savoir plus :