Comme vous le savez certainement, l’interconnexion avec le district Multiple existe déjà depuis plusieurs mois avec le RAC (pour les activités/manifestations) et le RME.
Dans cet article, nous vous présentons les étapes afin que votre Rapport Mensuel des Effectifs (RME) se fasse automatiquement et sans surprise.
Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les clubs inscrits sur MyAssoc.
Vérification des effectifs
Avant d’activer l’interconnexion, vous devez vérifier la justesse de votre effectif via la fonction « Secrétaire » -> « Gestion des membres ».
Il vous faudra l’ajuster pour coller à la réalité (Ajouter des membres en cliquant sur le bouton « Ajouter un membre » ou sortir des membres en changeant le statut dans la fiche du membre concerné de « membre actif » à « membre sorti »).
il est bien de s’assurer que tous les membres du club aient bien validé la deuxième case du RGPD autorisant le club à transmettre leurs données personnelles aux instances de l’organisation (District, DM et International).
En effet, seules les mises à jours de cordonnées des membres l’ayant autorisé seront retransmises au DM chaque semaine.
Délégation RME du président
Une fois, la vérification de l’effectif faite, il faut que le président en exercice donne délégation à MyAssoc afin que nous transmettions automatiquement toutes les semaines vos mises à jour d’effectif.
Pour cela, le président doit aller dans « Président » -> Autorisation RME »
ATTENTION DANS LE SOUCI D’ÉVITER LES DOUBLONS, UNE FOIS LA DÉLÉGATION COCHÉE, VOUS NE POUVEZ PLUS REMPLIR EN PARALLÈLE VOTRE DÉCLARATION AU DM.
Remontée des modifications
Chaque dimanche à 22h00, toutes les modifications effectuées durant la semaine écoulée seront automatiquement transmises vers le DM et du DM vers l’international.
Pour les entrées et sorties : TOUJOURS
Pour les mise à jours de coordonnées de membres : EN FONCTION DE LEUR CHOIX RGPD
L’historique de ces transmissions « à venir » et passées ainsi que le détail par membre sont visibles dans « Secrétaire » -> « RME ».
Le secrétaire n’a plus à faire de doubles saisies ! L’effectif au DM et à l’international correspond automatiquement à celui dans MyAssoc.
